Case: Patentti- ja rekisterihallitus

PRH valitsi kokeneen, kuuntelevan ja ketterän

Patentti- ja rekisterihallitus

Haaste

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) ylläpitää säätiörekisteriä, jossa on vajaan kolmen tuhannen säätiön tiedot. PRH myöntää säätiöille perustamisluvat ja valvoo niiden toimintaa. Säätiö voi harjoittaa vain sellaista toimintaa, joka on sen säännöissä mainittu ja joka välittömästi edistää säätiön tarkoituksen toteuttamista.

PRH:lla kasvavat toiminnallisuustarpeet muodostuivat ongelmaksi vanhassa säätiörekisterijärjestelmässä, jossa alkoi ilmetä vikoja. Ne aiheuttivat jatkuvia ongelmatilanteita ja ylimääräistä manuaalista työtä. Järjestelmän normaali ylläpito ja kehittäminen ei enää onnistunut.

Ratkaisu

Yhdentoista tarjoajan joukosta valittiin CCC, jonka katsottiin edustavan parhaiten projektissa tarvittavaa kokemusta, joustavuutta ja aloitteellisuutta. Projekti käynnistyi hyvin. Määrittelyvaiheessa havaittiin kuitenkin haasteita, jotka uhkasivat viivästyttää valmistumista. CCC toimi tilanteessa joustavasti ja sopi PRH:n kanssa nopeasti tarvittavat muutostoimenpiteet. Sen jälkeen järjestelmän rakentaminen eteni vauhdilla, ja kaikki valmistui sovitun aikataulun mukaisesti. Hanke vaati aktiivista yhteydenpitoa ja asiakkaan kuuntelemista, mistä PRH antoi CCC:lle tunnustusta.

Hyödyt

  • Säätiörekisterijärjestelmä toimii nyt erittäin hyvin, joten se ei aiheuta riskiä muulle toiminnalle.
  • Työaikaa säästyy, kun työkatkokset ovat vähentyneet minimiin.
  • Järjestelmää on helppo käyttää, joten uusien ihmisten sisäänajo järjestelmään ei tuota ongelmia.
  • Haut Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) onnistuvat sujuvasti.
  • Integrointi muihin järjestelmiin on vaivatonta rajapintojen helppouden vuoksi.
  • IT-ylläpito väheni murto-osaan aikaisemmasta. Vanha järjestelmä sitoi lähes yhden henkilön kokopäiväisesti ylläpitotehtäviin.
  • Koska järjestelmä toimii, PRH voi kohdistaa omia resurssejaan muun toimintansa kehittämiseen.

"Lopputuloksena syntyi järjestelmä, joka on ollut erittäin vakaa, ja se on vastannut hyvin toiminnallisia vaatimuksiamme”, toteaa PRH:n apulaisjohtaja Ulla-Maija Sarkkinen. ”Järjestelmä on toiminut käytännössä erinomaisesti, eikä siihen ole tarvinnut kohdistaa mitään suurempia ylläpitotehtäviä. Olemme oikein tyytyväisiä”, Sarkkinen kiteyttää projektin lopputunnelmat.